Dokumenten und Datenmanagement
Die Speicherung, Organisation, Auffindung und Archivierung von Dokumenten und Daten aus verschiedenen Quellen ist eine zeit- und arbeitsintensive Aufgabe für jedes Unternehmen und seine Mitarbeiter.
Ein Dokumenten- und Datenmanagementsystem (DMS) hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumente und Daten strukturiert und leicht auffindbar zu speichern und bietet darüber hinaus zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten, die jene eines Dateiservers- oder NAS übersteigen u.a.:
- Zugriff von überall, dank integriertem Webinterface.
- Sämtliche Dateien und Daten inklusive E-Mails an einem Ort und nicht verteilt auf mehrere Systeme.
- Integrierte Suchfunktion, mit der Sie Dokumente auch nach Inhalten durchsuchen können.
- Die Versionierung garantiert Ihnen, dass Sie den gesamten Änderungsverlauf eines Dokuments lückenlos rückverfolgen und bei Bedarf wiederherstellen können.
- Keine Sorge mehr vor versehentlich gelöschten Daten, mit einem DMS können diese jederzeit wiederhergestellt werden.
- Unterschiedliche Schnittstellen (Web-DAV, CMIS, SMB) ermöglichen die Einbindung externen Geräte wie Scanner und Drucker in das System.
- Erstellen Sie Ordner und Aktenvorlagen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei helfen, Daten strukturiert zu speichern.
- DSGVO konforme Archivierung: Die meisten DMS bieten die Möglichkeit einer DSGVO konformen Archivierung alter Daten.
- Erweiterte Beschreibung von Dokumenten und Daten: Fügen Sie eine Beschreibung zu einer Datei hinzu, um diese näher zu bezeichnen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Ihren Kollegen an einem Dokument.
- Kommentieren Sie Dokumente und Daten und tauschen Sie sich so mit Ihren Kollegen aus.
Der Einsatz eines DMS ist auch für kleinere- mittlere Betriebe und Selbstständige sinnvoll, um eine komfortable und effiziente Verwaltung von Dokumenten und Daten zu gewährleisten.
Mit einem DMS hat man zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf alle Dokumente
Nettania IT bietet im Dokumenten- und Datenmanagement individuelle Beratung und Umsetzung für Selbstständige- und KMUs an, um Ihnen eine optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse anzubieten.
Bei Interesse können Sie uns gerne kontaktieren, für ein persönliches Gespräch und eine Präsentation.