Wenn man an Server für E-Mails denkt, versteht man ein System mit dem man E-Mails empfangen und senden kann und eventuell an eine Website über die man auch ohne E-Mail Programme, wie Microsoft Mail, Thunderbird, Apple Mail oder Outlook, zugreifen kann.
E-Mail Server sind heutzutage aber deutlich mehr, sie sind ein wesentlicher Bestandteil in der Organisation eines Unternehmens und eines Teams:
- Moderen E-Mail Lösungen sind Plattformen über die man Kontakte verwaltet, Termine zentral eintragen und verwalten kann, Aufgabenlisten erstellen und verteilen kann, sowie auch die interne Kommunikation innerhalb einer Firma optimieren kann. Selbst die Reservierungsplanung von Besprechungsräumen kann darüber organisiert werden.
- Dabei werden alle Daten von E-Mail, über Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben zwischen den verschiedenen Endgeräten synchronisiert. Trägt man am Computer einen Termin ein, so erscheint dieser auch am Smartphone, Tablet, oder inzwischen auch im Auto, oft mit zusätzlichen Informationen, wie der Adresse und wie lange die Fahrzeit beträgt.
- Kalender, Aufgaben und Notizen können zwischen Nutzern geteilt werden, um die Koordination zu erleichtern.
Zusammenfassend kann man schreiben, das E-Mailserver deutlich mehr können sollen, als das Senden und empfangen von E-Mails. Anbieter wie Google und Microsoft bieten diese Funktionen in Ihren E-Mail-Produkten an, bei vielen anderen Anbietern beschränkt sich die Funktionalität auch 2024 noch auf das Senden und Empfangen von E-Mails. Eine Folge davon ist, dass Kalender und Kontakte nur lokale auf den jeweiligen Geräten vorhanden sind, oder Anbieter wie Google Mail oder Outlook.com genutzt werden. Dadurch macht man sich aber nicht nur von einem Anbieter abhängig, sondern kann in manchen Fällen auch gegen geltendes Recht verstoßen.
Neben den dominierenden Anbietern von E-Maillösungen mit dem oben beschriebenen Funktionsumfang, wie Microsoft 365 oder Google Mail gibt es auch Lösungen die man direkt am eigenen Server, oder beim Hoster seines Vertrauens betreiben. Dadurch behält man die Kontrolle über die eigenen Daten und begibt sich auch nicht in Abhängigkeit eines großen Dienstleisters. Grommunio ist eine All-in-One E-Mail- und Groupware Lösung die man bequem am eigenen Server betreiben kann und dessen Wartungsaufwand deutlich geringer ausfällt, als die monatlich wiederkehrenden Abogebühren.
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