Die große Anzahl an E-Mails die täglich verschickt werden, macht deren Verwaltung immer aufwendiger. Jeder kennt die Schwierigkeiten, wie man mit den vielen E-Mails umgehen soll und diese administrieren soll, auch in Hinblick auf die gesetzlichen Vorlagen wie Aufbewahrungsrichtlinie und DSGVO.
Ein weiteres Problem ist oft die fehlende Möglichkeit E-Mails z.B. einem Projekt, einem Kunden in einem Dokumentenmanagementsystem hinzuzufügen, weswegen die meisten Unternehmen parallele Strukturen für E-Mails und Dateien haben. Das erschwert die Arbeit, weil man zwischen den Systemen wechseln muss.
Hier bietet Grommunio eine interessante Alternative an.
Was ist Grommunio?
Grummunio ist eine Groupware Lösung eines jungen österreichischen Unternehmen, welches eine Alternative zu MS Exchange, Zimbra oder Microsoft 365 ist.
Neben E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung kann es auch um zahlreiche weitere Funktionen erweitert werden und ermöglicht eine gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails.
Dabei unterstützt es, als eine der wenigen MS Exchange Konkurrenten eine native Implementierung von Outlook Anywhere (RPC-über-HTTP) und MAPI-über-HTTP, womit die Konfiguration an den Endgeräten sehr vereinfacht wird.
Dank LDAP/AD Unterstützung kann es einfach in bestehende Systeme integriert werden.
Dabei erfinden die Entwickler das Rad nicht neu, sondern nutzen intelligent bestehende Open Source Lösungen und führen diese zusammen. Wer mehr über Grommunio wissen möchten, sei auf deren Website verwiesen.
Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem
In diesem Blog möchte ich auf die Möglichkeit der Integration von Grommunio in ein bestehenden Dokumentenmanagementsystem eingehen.
Auch wenn Grommunio selber ein DMS als Teil des Gesamtsystems anbieten, wird es sehr viele Unternehmen geben, die bereits über ein bestehendes System verfügen und dieses nicht umstellen wollen. Vorraussetzung für die Integration ist, dass das DMS über WebDAV Schnittstelle verfügt. Sollte dies erfüllt sein, kann man direkt über den webbasierten Client von Grommunio das eigene DMS einbinden.
Ab dem Zeitpunkt ist es möglich, dass man E-Mails, oder deren Anhänge direkt in das DMS einpflegt, oder Anhänge direkt aus dem DMS einem E-Mail anfügt. Der Webmail Client ist sehr übersichtlich und reaktionsfreudig, was das Arbeiten mit ihm sehr komfortabel macht. Wir haben bisher kein Bedürfnis gehabt stattdessen MS Outlook zu nutzen. Die Kombination mit Nextcloud ermöglicht ein rein webbasiertes Arbeiten, ohne Kompromisse eingehen zu müssen. Gleichzeitig behält man die Kontrolle über seine Daten. Die Lizenzpolitik von Grommunio ist sehr transparent und kundenfreundlich und eignet sich daher auch für kleine und mittlere Unternehmen.
Grommunio E-Mail
Fazit
Grommunio ist eine mächtige und gleichzeitig kostengünstige Alternative zu MS Exchange, Zimbra oder Microsoft 365. Dank WebDAV Unterstützung für den webbasierten E-Mail Client kann ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem direkt integriert werden und ermöglicht so eine Schnittstelle zwischen dem E-Mailsystem des Unternehmens und dessen DMS. Zusammen mit Nextcloud kann man damit einen „Digital Workspace“ realisieren, für deren Nutzung man nur einen Webbrowser benötigt.