Moderne Dokumentenverwaltung mit Alfresco

Die Verwaltung und das Auffinden von Dokumenten, E-Mails, Bilder und Dateien stellt für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Müssen Dokumente auch auswärts verfügbar sein entstehen zusätzliche Komplikationen: Die nötigen Dateien werden oft auf USB-Sticks kopiert und bearbeitet und anschließend im Büro wieder auf den Dateiserver kopiert. In der Zwischenzeit wurde aber dieselbe Datei in der Firma von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet, man hat also plötzlich zwei aktuelle Dateien die man händisch zusammenführen muss. Auch die große Anzahl and E-Mails die man heute bekommt, stellt eine Herausforderung bei der Verwaltung und Zuordnung dar.

  

Zur Lösung dieser Probleme bieten sich Alfresco an. Diese webbasierte Software löst diese Probleme indem es Dokumente, E-Mails indexiert, womit das Auffinden bestimmter Informationen einfach per Suchbegriff möglich ist.

Neben der Vollindexierung bietet Alfresco folgende weitere Möglichkeiten an um Dokumente zu organisieren:

  • Erstellen von beliebig vezweigten Verzeichnisstrukturen
  • Klassifizieren von Dokumenten anhand von vordefinerten Kategorien
  • Zusätzliche Beschreibung von Dokumenten mithilfe von frei definierbaren Tags

Weiters ist es möglich verschiedene Vorlagen zu erstellen:

  • Erstellen von Datenlisten wie Aufgaben, Kontakte, Kalender bzw. definierne Sie eigene Datenlisten
  • Erstellen von Verzeichnisstrukturen die als Vorlage immer wieder angewendet werden können z.B. Projektvorlagen
  • Erstellen von Dokumenten die als Vorlagen genutzt werden können

Mithilfe von Alfresco, als Dokumentenmangement Software können fixe Arbeitsabläufe vorgeben werden, die dafür sorgen, dass Sie niemals den Überblick über ihre Dateien verlieren.

Alfresco bietet die Möglichkeit eigene Workflows zu erstellen. Ebenso ist es möglich Alfresco an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und Erweiterungen zu entwickeln.

Mit Alfresco können KMUs und Selbstständige Ordnung in die immer größer werdende Datenflut bringen und Arbeitsprozesse beschleunigen.

Wir bieten Alfresco in zwei Varianten an, als hosted vServer in unseren Rechenzentrum, oder als selfhosted Lösung bei Ihnen im Unternehmen. Die hosted vServer Variante hat für den Kunden den Vorteil, dass er sich um nichts kümmern muss. Der Server wird von uns nach individuellen Wünschen in unserem Rechenzentrum vorbereitet und zu Verfügung gestellt. Bei der selfhosted Lösung kommt ein Techniker von uns zu Ihnen und setzt den Server vorort auf. Die Hardware wird von Ihnen gestellt. Bei beiden Varianten bieten wir Betreuung und Schulungen an.

Alfresco als Dateiserver

Für Alfresco gibt es ein kostenpflichtiges Plugin welches einen Zugriff auf die Dateien per SAMBA ermöglicht. Damit ist eine nahtlose Integration in das Firmennetzwerk per Netzlaufwerk möglich, ohne auf die Vorteile einer Dokumentenmanagementlösung zu verzichten. Integrieren Sie über diesen Weg Drucker und weitere Geräte die SAMBA unterstützen, in Ihre Alfresco Lösung.

Alfresco E-Mail Integration

Alfresco kann man mithilfe eines Plugins in MS-Outlook integrieren. Damit können Sie E-Mails inklusive dessen Anhänge direkt in Alfresco ablegen und kategorisieren. Ebensi können Dateien direkt in Outlook verschoben und sogar bearbeitet werden. Weiters kann man individuell entscheiden ob das E-Mail anschließend aus dem Postfach gelöscht werden soll, oder nicht.

Kollaboratives Arbeiten mit Dokumenten

Arbeiten Sie mit Kollegen und Mitarbeitern über Standorte hinweg zusammen. Kommentieren Sie Dokumente und Ordner um Ihre Kollegen über Änderungen oder Anpassungen zu informieren.

Vergleichen Sie Vorgängerversionen miteinander, oder stellen Sie eine Vorgängerversion mit einem Klick wieder her. Bleiben Sie stets über Änderungen an einem Dokument am Laufenden indem Alfresco Sie über die letzten Aktivitäten informiert.

Weisen Sie Aufgaben mithilfe von Workflows einem Kollegen oder Mitarbeiter zu.

Nutzen Sie die Sharepoint Integration von Alfresco um Office Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten ohne davor Kopien anzulegen.

Verbesserung der internen Kommunikation

Verbessern Sie die interne Kommunikation zwischen Kollegen und Mitarbeitern indem Sie das in Alfresco integrierte Diskussionsforum nutzen.

Bekommen Sie Anrufe für Kollegen die im Moment nicht verfügbar sind mit der Bitte, dass diese zurückrufen? Informieren Sie bisher Ihre Kollegen darüber, per E-Mail?
Nutzen Sie stattdessen das Diskussionforum indem Sie dort dem Kollegen einen Nachricht senden.

Unsere Alfresco Angebote

Wir bieten Alfresco als hosted vServer sowie als selfhosted Lösung an. Während wir für den hosted vServer Fixpreise garantieren können, verechnen wir den Installationsaufwand bei der selfhosted Variante nach Stundensatz.

Alfresco

Hosted vServer

Selfhosted vServer

Instanz:

virtuelle Serverinstanz auf Ubuntu Basis

virtuelle Serverinstanz auf Ubuntu Basis

Speicherkapazität:

500 GB*

-

Desaster Recovery Replication:

täglich (in house)

-

External Backup:

ja

-

Volltextsuche

ja

ja

Offline Synchronisation:

optional

optional

Outlook Integration

optional

optional

Administratorrechte:

ja

ja

Root-Rechte:

nein

ja

Preis/Netto:

50 EUR/Monat

-

Bereitstellungsgebühr:

200 EUR/Netto

-

Bindung:12 Monate-

* Zusätzlicher Speicherkapazität kann dazu gebucht werden: 1TB statt 500GB kosten zusätzlich 10 EUR/Monat