Modernes Dokumentenmanagement mit Alfresco

Die Verwaltung und das Auffinden von Dokumenten, E-Mails, Bilder und Dateien stellt für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Müssen Dokumente auch auswärts verfügbar sein entstehen zusätzliche Komplikationen: Die nötigen Dateien werden oft auf USB-Sticks kopiert und bearbeitet und anschließend im Büro wieder auf den Dateiserver kopiert. In der Zwischenzeit wurde aber dieselbe Datei in der Firma von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet, man hat also plötzlich zwei aktuelle Dateien die man händisch zusammenführen muss. Auch die große Anzahl and E-Mails die man heute bekommt, stellt eine Herausforderung bei der Verwaltung und Zuordnung dar.

  

Zur Lösung dieser Probleme bieten sich Alfresco an. Diese webbasierte Softwarre löst diese Probleme indem es Dokumente, E-Mails, indexiert, womit das Auffinden bestimmter Informationen einfach per Suchbegriff möglich ist.

Nebene der Vollindexierung bietet Alfresco folgende weitere Möglichkeiten an um Dokumente zu organisieren:

  • Erstellen von beliebig vezweigten Verzeichnisstrukturen
  • Klassifizieren von Dokumenten anhand von vordefinerten Kategorien
  • Zusätzliche Beschreibung von Dokumenten mithilfe von frei definierbaren Tags

Weiters ist es möglich verschiedene Vorlagen zu erstellen:

  • Erstellen von Datenlisten wie Aufgaben, Kontakte, Kalender bzw. Definierung einer eigenen Datenliste
  • Erstellen von Verzeichnisstrukturen die als Vorlage immer wieder angewendet werden können z.B. Projektvorlagen
  • Erstellen von Dokumenten die als Vorlagen genutzt werden können

Mithilfe von Alfresco, als Dokumentenmangement Software können fixe Arbeitsabläufe vorgeben werden, die dafür sorgen, dass Sie niemals den Überblick über ihre Dateien verlieren.

Alfresco bietet die Möglichkeit eigene Workflows zu erstellen. Ebenso ist es Möglich Alfresco an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und Erweiterungen zu entwickeln.

Alfresco ist eine gute Möglichkeit für KMUs und Selbsständige Ordnung in ihr Dateienchao zu bringen und damit auch Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Wir beraten Sie gerne inwiefern Alfresco für Ihr Unternehmen geeignet ist, übernehmen auch dessen Installation, Konfiguration, Einschulung und fortlaufende Wartung.

Alfresco E-Mail Integration

Alfresco kann man mithilfe eines Plugins in MS-Outlook integrieren. Damit können Sie E-Mails inklusive dessen Anhänge direkt in Alfresco ablegen und kategorisieren. Ebensi können Dateien direkt in Outlook verschoben und sogar bearbeitet werden. Weiters kann man individuell entscheiden ob das E-Mail anschließend aus dem Postfach gelöscht werden soll, oder nicht.

Kollaboratives Arbeiten mit Dokumenten

Arbeiten Sie mit Kollegen und Mitarbeitern über Standorte hinweg zusammen. Kommentieren Sie Dokumente und Ordner um Ihre Kollegen über Änderungen oder Anpassungen zu informieren.

Vergleichen Sie Vorgängerversionen miteinander, oder stellen Sie eine Vorgängerversion mit einem Klick wieder her. Bleiben Sie stets über Änderungen an einem Dokument am Laufenden indem Alfresco Sie über die letzten Aktivitäten informiert.

Weisen Sie Aufgaben mithilfe von Workflows einem Kollegen oder Mitarbeiter zu.

Nutzen Sie die Sharepoint Integration von Alfresco um Office Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten ohne davor Kopien anzulegen.

Verbesserung der internen Kommunikation

Verbessern Sie die interne Kommunikation zwischen Kollegen und Mitarbeitern indem Sie das in Alfresco integrierte Diskussionsforum nutzen.

Bekommen Sie Anrufe für Kollegen die im Moment nicht verfügbar sind mit der Bitte, dass diese zurückrufen? Informieren Sie bisher Ihre Kollegen darüber, per E-Mail?
Nutzen Sie stattdessen das Diskussionforum indem Sie dort dem Kollegen einen Nachricht senden.