Modernes Dokumentenmanagement mit Alfresco

Die Verwaltung und das Auffinden von Dokumenten, E-Mails, Bilder und Dateien stellt für viele Unternehmen und deren Mitarbeiter eine Herausforderung dar. Müssen Dokumente auch auswärts verfügbar sein entstehen zusätzliche Komplikationen: Die nötigen Dateien werden oft auf USB-Sticks kopiert und bearbeitet und anschließend im Büro wieder auf den Dateiserver kopiert. In der Zwischenzeit wurde aber dieselbe Datei in der Firma von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet, man hat also plötzlich zwei aktuelle Dateien die man händisch zusammenführen muss. Auch die große Anzahl and E-Mails die man heute bekommt, stellt eine Herausforderung bei der Verwaltung und Zuordnung dar.

Zur Lösung dieser Probleme bieten sich eine Software für Dokumentenmangement an. Diese Softwarre löst diese Probleme indem es Dokumente, E-Mails, indexiert, womit das Auffinden bestimmter Informationen einfach per Suchbegriff möglich ist. Auch können Dokumente nach verschiedenen Kriterien kategorisiert werden und mit Suchtags versehen werden, wie auch in eine fixe vorgebene Verzeichnisstruktur übernommen werden. Ebenso ist es z.B. möglich eine bestimmte Ordnerstruktur, die für jedes Projekte gleich ist, als Vorlage zu erstellen. Damit entfällt mühsames Kopieren von Verzeichnistrukturen, die dann doch bei jedem Projekt ungewollt verschieden sind. Mithilfe von Alfresco, als Dokumentenmangement Software können fixe Arbeitsabläufe vorgeben werden, die dafür sorgen, dass Sie niemals den Überblick über ihre Dateien verlieren.

Alfresco bietet die Möglichkeit eigene Datenstrukturen oder selbst Formulare zu erstellen die den Arbeitsablauf beschleunigen und dabei die Ordnung wahrt. Ebenso ist es Möglich Alfresco an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und Erweiterungen zu entwickeln.

Alfresco ist eine gute Möglichkeit für KMUs und Selbsständige Ordnung in ihr Dateienchao zu bringen und damit auch Arbeitsprozesse zu beschleunigen. Wir beraten Sie gerne inwiefern Alfresco für Ihr Unternehmen geeignet ist, übernehmen auch dessen Installation, Konfiguration, Einschulung und fortlaufende Wartung.

Alfresco E-Mail Integration

Alfresco kann man mithilfe eines Plugins in MS-Outlook integrieren. Damit können Sie E-Mails inklusive dessen Anhänge direkt in Alfresco ablegen und kategorisieren. Ebensi können Dateien direkt in Outlook verschoben und sogar bearbeitet werden. Weiters kann man individuell entscheiden ob das E-Mail anschließend aus dem Postfach gelöscht werden soll, oder nicht.